Effiziente Planung: So organisieren Sie Ihre Geschäftsreisen. Foto: Sadredine Bedani/pixabay
Geschäftsreisen organisieren So lässt sich Stress vermeiden
Aber worauf sollte man eigentlich achten, wenn man dabei ist, die Grundlage für eine entsprechende Flexibilität zu schaffen? Und welche Optionen gibt es heutzutage, wenn es darum geht, die entsprechenden Abläufe zu vereinfachen?
Die folgenden Abschnitte liefern Antworten auf diese und weitere Fragen. Zudem unterstreichen sie einmal mehr, dass der Gedanke an eine anstehende Geschäftsreise nicht zwangsläufig für Hektik in der Abteilung sorgen muss. Im Idealfall läuft vielmehr alles weiterhin unter „business as usual“.
Tipp Nr. 1: Moderne Tools für eine Organisation bis ins Detail
Heutzutage gibt es zahlreiche Lösungen für Geschäftsreisen, die es erlauben, alle wichtigen Details rund um Flugbuchungen, Bahnstrecken und Hotels an einem Ort zu speichern. Je nach Lösung stellt es unter anderem kein Problem dar, befugten Personen Zugriff zu gewähren, sodass diese sich jederzeit über Reisedokumente, eventuelle Änderungen und Ähnliches informieren können.
Aufgrund der Tatsache, dass Nutzer hier in der Regel zudem die Chance haben, besagte Daten über ihr mobiles Endgerät abzurufen, bleibt auch unterwegs ein hoher Komfortfaktor gegeben. Hier ist es dann vollkommen unerheblich, ob es darum geht, die Abfahrtszeit des Anschlusszuges in Erfahrung zu bringen oder die Adresse des gebuchten Hotels zu prüfen: So gut wie alles, was in Bezug auf die jeweilige Geschäftsreise relevant wird, lässt sich innerhalb weniger Augenblicke kontrollieren.
Tipp Nr. 2: Geschäftsreisen von einer zentralen Stelle planen lassen
Egal, ob im kleinen oder im großen Unternehmen: Häufig ist es sinnvoll, alle Details rund um Geschäftsreisen von einer zentralen Stelle planen zu lassen. Hierbei handelt es sich um eine Vorgehensweise, auf deren Basis kein Problem darstellt, viel Zeit und Mühe zu sparen. Verständlich! Immerhin sammeln die befugten Mitarbeiter mit jeder Buchung weitere Erfahrungen, die es ihnen ermöglichen, in Zukunft noch schneller und besser zu arbeiten.
Somit ergeben sich – im Vergleich zur Buchung durch einzelne Mitarbeiter – oft zahlreiche Vorteile. Während diejenigen, die sich ansonsten nie mit Flugbuchungen oder Ähnlichem auseinandersetzen, oft lange nach der „perfekten Verbindung“ suchen müssen, weiß das Team, zum Beispiel in der Personalabteilung, nach einer gewissen Zeit alles über Angebote, Entschädigungen, Fluggastrechte und die Kombination aus Zug- und Flugverbindungen.
Tipp Nr. 3: Aus vergangenen Geschäftsreisen lernen
Feedbackgespräche können auch im Zusammenhang mit Geschäftsreisen dabei helfen, immer besser zu werden. Dementsprechend gilt es, das zur Verfügung stehende Potenzial optimal zu nutzen. Praktischerweise ist es nicht zwangsläufig nötig, hier viel Zeit zu investieren. Im Gegenteil! Zahlreiche Unternehmen setzen heutzutage auf ein praktisches Multiple-Choice-Verfahren.
Wichtige Fragen, die sich zum Beispiel auf die Entfernung zwischen Hotel und Meeting-Location, auf die Mobilität vor Ort und auf das Preis-Leistungs-Verhältnis des Restaurants, das für ein Geschäftsessen ausgesucht wurde, beziehen, lassen sich so innerhalb weniger Augenblicke beantworten.
Um maximal von den Vorteilen einer derartigen Analyse profitieren zu können, ist es selbstverständlich wichtig, die entsprechenden Ergebnisse zeitnah auszuwerten. Eventuell zeigt sich in diesem Zusammenhang, dass es günstigere und gleichzeitig bessere Hotels vor Ort gibt? Oder dass Verkehrsmittel eine praktische Alternative zum Mietwagen darstellen können?
Wer sich als Unternehmen bemüht, die Erfahrungen der einzelnen Mitarbeiter zu nutzen, schafft eine hervorragende Basis dafür, dass zukünftige Geschäftsreisen mit Hinblick auf ihre Effektivität noch mehr überzeugen können.
Tipp Nr. 4: Konditionen miteinander vergleichen und gegebenenfalls neuen Anbietern eine Chance geben
Wer an Reisen und das mit ihnen verbundene Sparpotenzial denkt, denkt häufig an den klassischen Pauschalurlaub, an einen Backpacker-Trip an die schönsten Strände Teneriffas oder an „die schönsten Wochen des Jahres“ auf dem Campingplatz. Aber: Auch im Zusammenhang mit Geschäftsreisen ist es gelegentlich möglich, Geld zu sparen und somit das zur Verfügung stehende Budget zu schonen.
Hier lohnt es sich ebenfalls, auf die Erfahrung derjenigen zu vertrauen, die sich im Unternehmen zentralisiert um die Buchung von Geschäftsreisen kümmern. Sie sind häufig die Ersten, die über einschlägige Angebote der häufig in Anspruch genommenen Reiseveranstalter Kenntnis erlangen.
Vor allem dann, wenn ein Unternehmen viele Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen auf Geschäftsreisen schickt und immer wieder über dieselbe Plattform bucht, kann es sich gegebenenfalls lohnen, sich in Bezug auf besondere Rabattaktionen für Stammkunden zu informieren.
Der Vollständigkeit halber sei an dieser Stelle erwähnt, dass sich der Markt rund um Geschäftsreisen immer wieder verändert. Dementsprechend ist es sinnvoll, auch neueren Anbietern eine Chance zu geben. Vielleicht zeichnen sich diese durch genau die Vorteile aus, die im bisherigen „Stamm-Reisebüro“ aktuell noch nicht gegeben sind.
Tipp Nr. 5: Regeln festlegen
In zahlreichen Unternehmen sind Geschäftsreisen an fixe Regeln gebunden. Hierbei geht es nicht darum, die Mitarbeiter zu ärgern, sondern vielmehr darum, für eine klare Struktur zu sorgen.
Oder anders: Wer zum Beispiel weiß, ob es ihm erlaubt ist, vor Ort unbegrenzt Taxi zu fahren, muss keine Rückfragen stellen und gleichzeitig nicht fürchten, dass er das festgelegte Budget überschreitet. Besagte Regeln sollten an einer zentral einsehbaren Stelle, zum Beispiel im Intranet des Unternehmens, abgespeichert werden. Somit sind sie für jeden zugänglich.
„Ganz nebenbei“ ergibt sich hieraus die hervorragende Chance, die Abteilung, die sich um die Buchung der Geschäftsreisen kümmert, zu entlasten. Immerhin kann vielen Rückfragen, sofern die Regeln ausführlich gestaltet wurden, vorgebeugt werden.
Tipp Nr. 6: Videokonferenzen hin und wieder als Alternative in Betracht ziehen
Im Rahmen der Corona Pandemie haben viele Unternehmen gelernt, dass es nicht immer nötig ist, „face to face“ mit Kunden oder Lieferanten zu sprechen. Gleichzeitig gibt es einige Anlässe, in deren Zusammenhang das berühmte „Vieraugengespräch“ fast schon unerlässlich ist.
Typische Beispiele hierfür sind Vertragsverhandlungen und Meetings, in deren Zusammenhang die Grundlage für eine langfristige Geschäftsbeziehung geschaffen werden soll. Schlussendlich muss natürlich jeder selbst abwägen, ob er Mitarbeiter auf Reisen schicken oder lieber ein virtuelles Treffen organisieren möchte. Diejenigen, die gleichzeitig persönlich und nachhaltig unterwegs sein möchten, haben die Möglichkeit, unternehmensinterne Szenarien festzulegen, wann die eine und wann die andere Option die sinnvollere sein könnte.
Fazit
Die Organisation einer Geschäftsreise muss nicht kompliziert sein. Wer seine Mitarbeiter sensibilisiert und die passenden Tools nutzt, ist klar im Vorteil.
Zudem bietet es sich an, unternehmensinterne Abläufe immer wieder zu hinterfragen und im Austausch mit dem Team zu bleiben. Somit lassen sich die umfangreichen Vorteile, die von Geschäftsreisen ausgehen können, oft noch ein wenig besser nutzen – vollkommen unabhängig davon, ob das jeweilige Reiseziel nur ein paar Kilometer entfernt oder am anderen Ende der Welt liegt.
(28.06.2024,tf)
